Yönetici Asistanı

KAPADOKYA ÜNİVERSİTESİ

ARANAN NİTELİKLER

• Üniversitelerin örgün eğitim programlarından en az lisans düzeyinde mezun olmak,
• Yeni teknolojilere ilgi duymak ve kullanılan yazılımları hızlı bir şekilde öğrenecek alt yapısı olmak, 
• İleri düzeyde yazılı ve sözlü iletişim kurabilecek dil bilgisine sahip olmak, 
• Yazışma, raporlama ve sunum amaçlı olarak ofis programlarını iyi düzeyde kullanabilmek, hızlı bir şekilde redaksiyon yapabilecek dil becerisine sahip olmak
• İdari işler, belirli bir mevzuat çerçevesinde hizmet sunumu veya etkinlik düzenlenmesi gibi işlerde tecrübe sahibi olmak
• Resmi yazışma ve protokol kurallarını bilmek,
• Organizasyon ve takip yeteneği gelişmiş,
• Zamanı etkin kullanan, analitik ve pratik düşünüp hareket edebilen ve çözüm odaklı,
• Planlama, analiz etme ve raporlama kabiliyetleri olan,
• Detaylara önem veren, çözüm odaklı ve sistemli çalışabilecek,
• Güler yüzlü, dinamik ve dış görünümüne özen gösteren,
• Diksiyonu düzgün, dinamik, iletişimi güçlü ve temsil yeteneğine sahip,
• Seyahat engeli bulunmayan,
• Öğrenmeye açık,
• Yoğun iş temposuna uyum sağlayabilecek,
• B sınıfı ehliyeti olan ve aktif olarak araç kullanabilen
• Nevşehir’de ikamet eden

İŞ TANIMI

• Evrak ve imza süreçlerini gerçekleştirmek ve takip etmek,
• Yöneticinin ve yöneticinin yönettiği birimlerin telefon görüşmeleri ve randevuları düzenlemek,
• Yöneticisini asiste ederek iş organizasyonlarını gerçekleştirmek,
• Öğrencilerin / öğretim elemanlarının ve faklı birimlerin istek ve önerilerini yöneticisine bildirmek, çözümüne destek olmak,
• Yöneticisinin günlük ve haftalık iş takibini yapmak,
• Gelen misafirleri karşılamak ve ağırlamak,
• Toplantı, seyahat ve konaklama organizasyonlarını yapmak (bilet, otel vb.)
• Verilen görevler doğrultusunda, diğer birimler ile gerekli bilgi akışını sağlamak ve takip etmek, Yöneticisinin sorumlu olduğu tüm iş konularında sürece destek vermek,
• Evrakları uygun olarak dosyalamak ve arşivlemek,
• Öğrenci işlerine ile ilgili mevzuat, yönetmelik ve prosedürlere hakim olmak, bu konuda ilgili kişilere bilgi ve destek vermek, işlemlerin bunlara uygun yürütülmesini sağlamak.
• Toplantı ve süreçlerinin hazırlık aşamasının koordine edilmesi, sunum ve raporlama desteğinin sağlanması,
• Yöneticinin yürüttüğü eğitim ve faaliyet planını yöneticisi ile koordineli olarak oluşturmak, sunum ve raporlama desteğinin sağlanması, planın uygulanması için gerekli hazırlıkları yapmak. 
• Yöneticinin zaman planlamasına yardımcı olunması,
• Toplantı notlarının tutulması ve toplantı aksiyonlarının takibi. Elektronik ortamda yapılan toplantıların deşifresinin yapılması,
• Bağlı bulunduğu yöneticilere ait telefon trafiğinin yönetilmesi, e-postalarının takip edilmesi, gerekli hallerde yanıtlanması,
• Birden fazla yöneticinin aynı zamanda asiste edilerek gerekli koordinasyonun sağlanması,
• Yöneticisinin ihtiyaç duyduğu araştırma, rapor ve sunumlar ile ilgili gerekli dokümantasyonu hazırlamak
• Görev ile ilgili olarak gizlilik ilkesine bağlı kalarak yöneticisinin sorumlu olduğu tüm iş konularında destek vermek
• Kurumun yürüttüğü tüm eğitim faaliyetleri hakkında detaylı bilgi sahibi olunması, öğrenci, aday öğrenci, diğer eğitim kurumları ve veliler gibi iletişim halinde olunan çevreden gelen bilgi taleplerin doğru bir şekilde cevaplanması, fuar ve benzeri organizasyonlara katılarak kurumun doğru bir şekilde tanıtılması,
• Öğrencilerin kayıt sürecinden başlayarak mezuniyete kadar ihtiyaç duyduğu tüm konularda destek verecek bilgi donamına sahip olarak öğrencilere destek olunması,
• Mezun öğrencilerden gelen taleplerin karşılanması için yöneticisinin bilgisi dahilinde ilgili birimler ve kurumlar ile iletişim kurulması