Yönetici Asistanı

GİYİMSAN KONFEKSİYON TİC. VE SAN. A.Ş.

GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI

• Üniversitelerin lisans veya ön lisans bölümlerinden mezun, 
• Alanında en az 3 yıl tecrübesi bulunan,
• MS Office programlarını iyi düzeyde kullanabilen,

·         Analiz ,Planlama, zaman yönetimi ve organizasyon konusunda başarılı,

·         İş konusunda takipçi, dikkatli ve özenli,

·         Organizasyon, koordinasyon, analitik düşünme ve zaman yönetimi becerileri gelişmiş,       

·         Çoklu görevlerde önceliklendirme yeteneğine sahip,              

·         Sorumluluk sahibi, planlı, dikkatli, titiz, takipçi, çözüm odaklı ve düzenli çalışmayı prensip haline getirmiş,     

• Yazışma prosedürleri konusunda tecrübeli,
• Doküman kontrolü konusunda deneyimli,
• Sözlü ve yazılı iletişim becerileri güçlü,
• Raporlama konusunda tecrübeli,
• Ekip çalışmasına yatkın,

İŞ TANIMI

• Günlük iş raporu tutmak,
• Randevuları ayarlamak,
• Toplantı tarihlerini düzenlemek organize etmek ve katılacaklara hatırlatmak, toplantı gündemini mail ile bilgilendirmek, toplantı tutanaklarını toplantı sonrası ilgililere bildirmek.
• İş planını zaman yönetimine göre yapmak,
• Resmi ve özel kurumlarla yazışmaları yönetmek,
• Seyahat ve konaklama organizasyonlarını yapmak.
• Yeni prosedürleri ve idari sistem değişikliklerini uygulamak, 
• İlgili kuruluşlar ve müşterilerle iletişim kurmak, 
• Gelen evrakları kaydetmek ve ilgili departmanlardan  imzalarını alarak  son ilgilisine geciktirmeden teslim etmek. 
• Sözleşme yönetimi departmanına destek vermek. Kurum içi ve kurum dışı ilgililerle sözlü ve yazılı iletişimi sağlamak,
• Yöneticilerin telefon ve e-mail trafiğini yönetmek, gerekli yönlendirmeleri yapmak,
• Ziyarete gelen müşterileri ve misafirleri karşılayarak kuruluşu en iyi şekilde temsil etmek,
• Yazışma, rapor, taslak, not ve e-postalar dahil olmak üzere ofis belgelerini hazırlamak ve ilgili yöneticiye sunmak.
• Görev ile ilgili olarak gizlilik ilkesine bağlı kalarak yöneticisinin sorumlu olduğu tüm iş konularında destek vermek.
• Dosyalama, evrak takibi ve arşivleme işlemlerini yapmak.
• Yöneticinin şahsi organizasyonlarını da gerektiği takdirde planlayıp organizasyonu sağlamak (hediyeler, araç bakımı vb.),
• Yöneticinin takvimini yöneterek toplantıları ve planlamayı ayarlamak,
• Çalışılan firmalar ile yazışmaların ve organizasyonlarının yapılması,
• Müşteri ve misafir ile şirketin çalışanlarının ve yöneticilerinin bilgi gizliliğini korumak. Kişisel verileri koruma kanununu uyarınca gerekli tedbirleri almak